Bartering

Bartering betekent ruil met gesloten beurzen; in dit geval tussen een publieke media-instelling en derden.

Een belangrijke voorwaarde bij bartering is dat de geleverde goederen en/of diensten — ondanks de gelijke geldwaarde — over en weer worden gefactureerd. Deze facturering is van belang vanwege zowel mediawettelijke als belastingtechnische eisen. Een barter is een overeenkomst waarin de ruil is vastgelegd. Bartering wordt in de praktijk vaak gebruikt om onbenutte capaciteit, zoals niet verkochte reclamezendtijd, in te zetten. Ruil tegen producten die bedoeld zijn om in media-aanbod te gebruiken, kan alleen als het gaat om media-aanbod dat mag worden gesponsord. Uiteraard wordt de bijdrage aan het media-aanbod getoetst aan de sponsorregels.

Voorwaarden barters

Een barter tussen een publieke media-instelling en derden moet:

schriftelijk worden overeengekomen;
over en weer worden gefactureerd;
de transactie vastleggen in de financiële administratie, zodat in de jaarrekening van de publieke media-instelling verantwoording kan worden afgelegd.

In de schriftelijke overeenkomst tussen de bij de barter betrokken partijen moet ten minste het volgende worden opgenomen:

de namen van beide partijen;
een omschrijving van de te ruilen goederen en/of diensten;
de waarde van de goederen en/of diensten. Als basis voor de overeengekomen ruilwaarde geldt de verkoopprijs, eventueel onder aftrek van kortingen. Deze verkoopprijs moet in de overeenkomst worden vermeld. De publieke media-instelling mag geen kortingen verstrekken die afwijken van de kortingen die gewoonlijk aan derden worden verstrekt. De waarde van de tegenprestatie moet overeenkomen met de waarde van de prestatie ‘na korting’. Ook de btw* moet over dit bedrag worden berekend;
de tijdvakken waarin de goederen en/of diensten worden geleverd. Deze hoeven niet met elkaar overeen te komen;
een omschrijving van het doel waarvoor de publieke media-instelling de ontvangen goederen en/of diensten gebruikt;
de verplichting tot het tijdig factureren van de geleverde goederen en/of diensten door beide partijen. De publieke media-instelling moet zelf tijdig een factuur verzenden én zorgen voor de ontvangst van een factuur. Het is niet toegestaan om tussen partijen geen of een symbolische waarde overeen te komen;
datering en ondertekening.

In de financiële administratie moeten alle bartertransacties intracomptabel worden vastgelegd (dus verwerkt in het grootboek). Uitsluitend extracomptabel vastleggen is niet toegestaan. Na afloop van een kalenderjaar moeten publieke media-instellingen bartertransacties verantwoorden in de jaarrekening. Opbrengsten uit bartering moeten afzonderlijk worden verantwoord in de exploitatierekening van de publieke media-instelling. De kosten worden opgenomen onder de relevante kostenposten.

Toezicht op bartering

In het kader van het reguliere toezicht kan het Commissariaat voor de Media bartercontracten, de onderliggende facturen, en nadere informatie opvragen.

*Als derden geen ondernemer in het kader van de Wet op de omzetbelasting is, een ondernemer met vrijgestelde prestaties, of een ondernemer die ontheven is van administratieve verplichtingen, dan moet het factuurbedrag van de omroepinstelling hoger zijn dan die van derden. Naast de te leveren goederen en/of diensten moeten derden dan de btw betalen.